L'AFDAS fait confiance à Pilot Systems pour l'hébergement et la sécurisation de ses applications
L'AFDAS est un organisme qui collecte et gère les contributions de formation de plus de 35 000 entreprises des secteurs de la culture, de la communication et des loisirs.
Les services sécurisés permettent notamment :
- d'entrer en contact avec les gestionnaires de l'AFDAS ;
- de déclarer les salaires ;
- de gérer les demandes de prise en charge des formations.
L'AFDAS a fait appel à Pilot Systems pour intervenir sur tous les aspects de sa stratégie web.
Un hébergement sous haute surveillance
Le premier rôle de Pilot Systems s'est d'abord centré sur la reprise de la Tierce Maintenance Applicative (TMA) et de l'hébergement du site de l'AFDAS. Pour faire face au degré d'exigence de l'organisme, Pilot Systems a mis en place un hébergement virtualisé en haute disponibilité. Cette solution à la fois flexible et robuste permet des bénéfices importants :
- consolidation des serveurs sous forme de machines virtuelles ;
- mutualisation des ressources physiques pour optimiser les coûts ;
- facilitation de l'administration du parc ;
- garantie de disponibilité et performances des applications.
Ce nouveau mode d'hébergement a apporté une grande satisfaction à l'AFDAS, comme en témoigne Marc André, responsable de la communication : "Le transfert de notre ancien hébergement vers la solution virtualisée de Pilot Systems s'est déroulé avec une simplicité déconcertante. Nous disposons aujourd'hui d'une sécurité très confortable (haute disponibilité), et d'une grande souplesse pour adapter nos ressources aux évolutions du site".
Une mise à jour des processus de sécurisation
La suite du projet s'est centrée sur les services d'authentification dont la refonte ne semblait pas aboutir. Cette refonte visait la mise en place d'une authentification personnalisée en phase avec le niveau de confidentialité des données. L'expertise de Pilot Systems en matière de sécurité a permis de révéler des faiblesses dans l'architecture précédente. Pilot Systems a su reprendre en main cette refonte globale en revenant dans les bonnes pratiques du monde web et de la plateforme Plone.
Pilot Systems a ensuite travaillé dans des délais très serrés à la refonte de la déclaration en ligne, un des cœur de métier de l'AFDAS. Grâce à cette évolution, les données de la déclaration 2009 on pu être transmises directement à l'AFDAS et au prestataire de paiement, facilitant ainsi le recouvrement et donnant la possibilité aux entreprises de réaliser un paiement par virement. L'ergonomie de la déclaration a également été améliorée grâce à un travail entre Pilot Systems et le service de communication de l'AFDAS.
Martine Carruelle, directrice Qualité et responsable Audit et Méthodes à l'AFDAS, a particulièrement suivi le projet de refonte des déclarations de salaires. Elle a été séduite par la capacité d'intégration du métier par l'équipe projet : "Les interlocuteurs m'ont agréablement surprise par leur capacité à assimiler le cahier des charges que j'avais transmis malgré nos nombreuses spécificités métiers et la diversité des acteurs et des systèmes impliqués. Le projet a été mené avec rigueur, notamment dans les tests et une mise en production dans les temps et sans heurts." Un enjeu important pour l'AFDAS puisqu'il s'agit de son cœur de métier et qu'une marge importante de productivité peut être dégagée sur de tels projets tout en améliorant la qualité de service et l'image de l'institution.
Une gestion de projet transparente
Une des contraintes majeures exprimée dans ces différents projets résidait également dans le nombre des interlocuteurs. Pilot Systems a su s'insérer dans un environnement hétérogène, participer activement à la spécification, à la conception des projets et être force de proposition pour assurer les meilleurs choix technologiques et faciliter le dialogue.
La méthodologie de Pilot Systems a justement été un facteur décisif de la bonne conduite du projet. Grâce aux outils collaboratifs de gestion de projet mis en place par Pilot Systems, chaque interlocuteur a pu recevoir l'information juste à chaque étape du projet et suivre précisément l'avancement des différentes actions. Marc André note d'ailleurs le rôle significatif de ces méthodes de travail dans le bon déroulement du projet : "Les outils de suivi et gestion de projets mis en place par Pilot Systems ont été des atouts indéniables dans le déroulement d'un projet complexe. On sait en permanence qui fait quoi, quels sont les problèmes rencontrés, ce qui reste à faire, en combien de temps prévu... C'est très rassurant, surtout quand 3 à 4 développeurs travaillent simultanément sur le projet."
L'outil Trackr, utilisé sur l'ensemble des projets de Pilot Systems, permet de définir les actions et les regroupements d'actions en collaboration avec l'ensemble de l'équipe projet, de gérer un planning, d'effectuer un reporting en temps réel des temps passés, tâche par tâche. Véritable outil de GTA (Gestion Temps Activité), Trackr est disponible en mode web ; simple d'utilisation, il ne nécessite aucune formation. Comme toutes les applications hébergées chez Pilot Systems, Trackr est monitoré et sauvegardé toutes les nuits. Il est enfin un facilitateur majeur du travail distant.